Antworten auf häufig gestellte Fragen zur
Zertifizierung von Managementsystemen


Was bedeutet Zertifizierung?
Die Zertifizierung eines Managementsystems ist die Bestätigung, dass die Anforderungen der jeweiligen Zertifizierungsgrundlage (z.B. ISO 9001) erfüllt werden.

Was bedeutet Akkreditierung?
Die Anerkennung einer Zertifizierungsstelle in Form einer Akkreditierung wird durch eine übergeordnete nationale Akkreditierungsstelle ausgesprochen. Hierbei werden Kompetenz und Unabhängigkeit sowie das Managementsystem der jeweiligen Zertifizierungsstelle geprüft und jährlich überwacht.

Gibt es unterschiedliche Akkreditierungen?
Seit dem 01.01.2010 besteht in allen EU-Mitgliedsstaaten nur jeweils eine nationale Akkreditierungsstelle, welche die Zertifizierungsstellen zulässt und überwacht. In Deutschland ist dies die „Deutsche Akkreditierungsstelle“ DAkkS. Bis Ende 2014 bestanden jedoch noch weitere Akkreditierungen, von denen einige aber nicht offiziell anerkannt waren.

Was muss ich bei der Wahl meines Zertifizierungspartners beachten?
Die durch eine offizielle nationale Akkreditierungsstelle (z.B. DAkkS) anerkannten Zertifizierungsstellen (z.B. EQ ZERT) arbeiten nach international abgestimmten Regeln. Hierfür bestehen multilaterale Abkommen (z.B. über das International Accreditation Forum IAF), welche auch die gegenseitige Anerkennung einschließen. Zertifizierer, die über keine entsprechende Akkreditierung (z.B. durch die DAkkS) verfügen, sind auch nicht an diese Abkommen angeschlossen und somit auch nicht durch IAF anerkannt.

Wie hoch sind die Kosten eines Zertifizierungsverfahrens?
Die Kosten richten sich nach dem für die Durchführung des Zertifizierungsverfahrens erforderlichen Aufwand (Audittage). Dieser ist abhängig von der Größe der Organisation (Anzahl der Voll- bzw. Teilbeschäftigten, Anzahl der Standorte) sowie von der Komplexität und Vielfalt der angebotenen Produkte und/oder Leistungen. Nach Vorliegen der entsprechenden Daten, können wir Ihnen einen individuellen Kostenvoranschlag erstellen. Die für Sie passende „Anfrage Zertifizierungsaufwand“ finden Sie auf dieser Website unter: Downloads

Warum sind einige Zertifizierer so billig?
Zertifizierer, welche die durchschnittlichen Zertifizierungspreise deutlich unterbieten, verfügen im Regelfall über keine bzw. keine anerkannte Akkreditierung (z.B. durch die Deutsche Akkreditierungsstelle DAkkS), wodurch die offizielle Anerkennung dieser Zertifikate meist nicht gegeben ist. Diese Organisationen, die sich auch „Zertifizierungsstelle“ nennen und ggf. auch mit einer „Akkreditierung“ werben, arbeiten nach eigenen „individuellen“ Verfahren, nicht jedoch nach allgemein anerkannten Regeln. Auch verfügen die eingesetzten Auditoren (Prüfer) meist nicht über eine entsprechende Qualifikation, wie diese von IAF bzw. DAkkS gefordert wird.

Über welche Qualifikation verfügen die EQ ZERT-Auditoren (Prüfer)?
Von EQ ZERT werden nur Branchenexperten mit entsprechend umfangreicher Berufserfahrung sowie mit umfangreicher Ausbildung und Erfahrung bzgl. des Aufbaus und der Bewertung von Managementsystemen eingesetzt. EQ ZERT-Auditoren sind in der Lage, im Rahmen der Auditdurchführung branchenspezifische Besonderheiten fachkundig zu bewerten und angemessene praxisgerechte Lösungen zu erkennen.
Neben ihrer Berufsausbildung und praktischen Erfahrung, verfügen alle EQ ZERT-Auditoren über eine abgeschlossene Ausbildung im Bereich Qualitätsmanagement und sind zertifizierter Auditor nach ISO 19011 (z.B. TQM-Auditor). Alle EQ ZERT-Auditoren haben ein umfangreiches Aufnahmeverfahren durchlaufen und werden über verschiedene Maßnahmen ständig weiterqualifiziert.

Warum genießen EQ ZERT-Zertifikate eine so hohe Anerkennung?
Die hohe Anerkennung der EQ ZERT-Zertifikate resultiert aus der praxisgerechten Arbeitsweise und der besonderen Qualifikation aller eingesetzten Auditoren und Prüfer sowie aus dem höchsten Qualitätsanspruch an die eigene Arbeit als Zertifizierungsstelle.

Übernimmt EQ ZERT auch Zertifikate von anderen Zertifizierern?
Auf Wunsch übernimmt EQ ZERT auch Zertifikate anderer akkreditierter Zertifizierungsstellen, um eine bereits bestehende Zertifizierung durch EQ ZERT weiterzuführen.

Wie flexibel ist EQ ZERT bei der Durchführung von Zertifizierungsverfahren?
Auf Grund der schlanken Organisation und der Effizienz des eigenen Managementsystems, können Zertifizierungsverfahren von EQ ZERT flexibel, schnell und unbürokratisch durchgeführt werden.

Reisen die Auditoren immer von der EQ ZERT-Zentrale aus an?
Nein – da EQ ZERT über Auditoren im gesamten deutschsprachigen Raum verfügt, kommen die jeweiligen Auditoren nach Möglichkeit immer aus der Region des zu zertifizierenden Unternehmens.

Welche Erfahrung besitzt EQ ZERT?
EQ ZERT ist Zertifizierungspartner namhafter Unternehmen und Einrichtungen der verschiedensten Branchen und unterschiedlichsten Größen, die einen hohen Anspruch an die Qualität ihrer eigenen Arbeit ebenso wie an die Arbeit ihres Zertifizierungspartners stellen. EQ ZERT wurde bereits 1994 durch die Trägergemeinschaft für Akkreditierung auf Basis geltender nationaler und internationaler Regelwerke akkreditiert.

Welche Möglichkeiten der Unterstützung bietet EQ ZERT bei der Einführung von Managementsystemen?
Als eine durch die DAkkS akkreditierte Zertifizierungsstelle arbeitet EQ ZERT neutral und unabhängig. Aus diesem Grund bietet EQ ZERT keine Beratungsleistungen im Vorfeld einer Zertifizierung an. Möglichkeiten der Unterstützung erhalten Interessierte bei EQ ZERT in Form von Kompakt- und Intensivseminaren sowie durch Praxisleitfäden, QM-Startpakete und Auditpakete.

Ist vor Durchführung des eigentlichen Zertifizierungsverfahrens zunächst noch eine Vorabprüfung möglich?
Um den Stand des Managementsystems bzgl. einer Zertifizierung abzuschätzen, ist die Durchführung eines individuellen Vorgesprächs im Unternehmen mit Durchsicht des Management-Handbuchs möglich.
Als ”Generalprobe” für das Zertifizierungsaudit kann auch ein Voraudit vereinbart werden. Hierbei werden, nach Durchsicht der Dokumentation des Managementsystems, die Verantwortlichen im Unternehmen gemäß einer Auditcheckliste befragt.

Bis zu welchem Zeitpunkt vor dem Zertifizierungsaudit muss die Managementsystem-Dokumentation zur Prüfung eingereicht werden?
Die Dokumentation sollte spätestens 4 Wochen vor dem geplanten Audittermin eingereicht werden. Eine frühzeitige Einreichung der Managementdokumentation (Management-Handbuch) ist von Vorteil, da eventuelle Abweichungen und Unklarheiten so rechtzeitig vor Durchführung des Zertifizierungsaudits behoben bzw. geklärt werden können.

Was geschieht im Rahmen des Audits im Unternehmen?
Nach positiv abgeschlossener Prüfung der Managementsystem-Dokumentation erfolgt die Begutachtung hinsichtlich der Umsetzung des Beschriebenen in der Praxis. Dies geschieht durch Begehungen, Interviews und Beobachtungen im Unternehmen. Bei positivem Ergebnis bzw. nach Behebung festgestellter Abweichungen wird die Zertifikatserteilung vom EQ ZERT-Auditor bzw. -Auditteam empfohlen.

Müssen bereits vor der Erstzertifizierung ein internes Audit und eine Managementbewertung durchgeführt worden sein?
Ja – um die Wirksamkeit des internen Auditsystems sowie die Angemessenheit der Managementbewertung als zentrales Führungsinstrument im Rahmen des Managementsystems bewerten zu können, müssen diesbezügliche Aufzeichnungen vorliegen.

Müssen zum Zeitpunkt der Erstzertifizierung bereits Aufzeichnungen zu durchgeführten Maßnahmen im Rahmen des Managementsystems vorhanden sein?
Ja – Die Auditoren müssen anhand von Aufzeichnungen feststellen können, ob das Managementsystem effektiv verwirklicht wird. Hierzu muss dieses seit mindestens 3 Monaten eingeführt sein.

Was geschieht, wenn bei einem Audit Abweichungen festgestellt werden?
Wurden bei einem Audit Abweichungen festgestellt, müssen diese innerhalb einer festzulegenden Frist (maximal 3 Monate) behoben werden. Die Nachweise zur Behebung der Abweichung(en) werden dann, falls möglich, an den EQ ZERT-Auditor zur Nachbewertung eingereicht. Kann die Behebung der Abweichung(en) nur vor Ort nachvollzogen werden, kommt der EQ ZERT-Auditor zu einem Nachaudit ins Unternehmen.

Wer entscheidet, ob ein Zertifikat erteilt wird?
Das Zertifizierungsgremium des EQ ZERT entscheidet anhand der Auditergebnisse unter Berücksichtigung der Empfehlung der EQ ZERT-Auditoren über die Erteilung des Zertifikats.

Wann bzw. wie schnell erhalte ich mein EQ ZERT-Zertifikat?
Nach vollständigem Abschluss des Zertifizierungsverfahrens, erfolgt die Ausstellung des Zertifikats im Regelfall innerhalb von wenigen Tagen.

Kann unser Firmen-Logo auf dem Zertifikat angebracht werden?
Selbstverständlich – um Ihr Firmenlogo farbig und in bestmöglicher Qualität in das Zertifikat einzubinden, stimmen Sie sich einfach kurz mit uns ab.

In welchen Sprachen werden EQ ZERT-Zertifikate ausgestellt?
EQ ZERT-Zertifikate werden üblicherweise in deutscher und auf Wunsch auch in englischer und französischer Sprache ausgestellt. Darüber hinaus ist es möglich, Zertifikate in fast alle Sprachen zu übersetzen und auszustellen.

Wird im Rahmen der Überwachungsaudits dasselbe überprüft wie bei der Erstzertifizierung?
Im Rahmen der jährlichen Überwachungsaudits wird, neben der Aufrechterhaltung, insbesondere auch die Weiterentwicklung des Managementsystems im Sinne der Ständigen Verbesserung überprüft. Dies erfolgt anhand von Stichproben gemäß festgelegter Kriterien. In den Auditberichten geben die EQ ZERT-Auditoren dann auch entsprechende Hinweise und Empfehlungen.

Wie lange ist ein EQ ZERT-Zertifikat gültig?
Die Gültigkeitsdauer des Zertifikats beträgt 3 Jahre. Die durch EQ ZERT zertifizierten Unternehmen werden veröffentlicht und sind berechtigt, das erteilte Zertifikat sowie das Zertifikatssymbol für z.B. Werbezwecke zu verwenden. Das Zertifikat wird einmal jährlich im Rahmen eines Kurzaudits (Überwachungsaudit) bestätigt. Nach 3 Jahren erfolgt ein Wiederholaudit zur Re-Zertifizierung um weitere 3 Jahre.

Kann eine bestehende Zertifizierung des Managementsystems während der Zertifikatslaufzeit erweitert werden (z.B. durch Aufnahme zusätzlicher Standorte)?
Die Erweiterung einer bestehenden Zertifizierung ist jederzeit möglich. Der dafür erforderliche Aufwand wird vorab ermittelt und es wird ein Kostenvoranschlag erstellt, der alle zusätzlichen Kosten ausweist. Nach Beauftragung, kann die Terminplanung dann individuell zwischen dem Unternehmen und dem jeweiligen EQ ZERT-Auditor erfolgen.