Grundlage eines QM-Systems bilden, neben der Qualitätspolitik und den Qualitätszielen, die entsprechenden Regelungen, in denen beschrieben wird, wie die verschiedenen Prozesse innerhalb der Organisation ablaufen, wer für was verantwortlich ist und welche Nachweise aufgezeichnet werden. Um dies alles nachvollziehbar festzulegen, werden meist umfassende QM-Handbücher geschrieben und eine Vielzahl weiterführender Detailregelungen verfasst. Im internen Audit wird dann ermittelt, ob auch wirklich alles in der Praxis so getan wird, wie es die festgelegten Regelungen vorsehen und ob diese Regelungen (noch) geeignet sind, ein reibungsloses und effizientes Funktionieren des Geschäftsbetriebs sicherzustellen.
 
Probleme treten jedoch immer dann auf, wenn Regelung und Praxis von einander abweichen oder die Mitarbeiter die Regelungen gar nicht kennen, diese als nicht sinnvoll oder als dringend verbesserungswürdig erachten. Jetzt muss geändert bzw. optimiert werden. Und jetzt zeigt sich, was die ganze QM-Dokumentation wert ist:
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Wie schnell können Änderungen erfolgen?
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Welche Regelungen sind von den Änderungen betroffen?
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Welche Bereiche bzw. Mitarbeiter müssen in die Umgestaltung einbezogen werden?
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Wer muss informiert werden?
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Welche Vorlagen müssen ausgetauscht werden?
 
Um die QM-Dokumentation wirklich als Basis für eine sichere Lenkung der Prozesse nutzen zu können, muss diese einfach, transparent und „anpassungsfähig“ sein. Die QM-Dokumentation enthält die „Spielregeln“, an die sich alle „Mitspieler“ halten müssen, um das gemeinsame „Spiel“ erfolgreich „spielen“ zu können. Und um erfolgreich zu bleiben, müssen diese „Spielregeln“ kontinuierlich optimiert und den sich ständig ändernden Bedingungen angepasst werden können.
 
Die QM-Dokumentation muss geeignet sein, um
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die Einarbeitung neuer Mitarbeiter zu unterstützen;
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die Einarbeitung von Mitarbeitern in neue Aufgabengebiete zu unterstützen;
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Prozesse und Schnittstellen analysieren zu können;
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Prozesse und Schnittstellen optimieren zu können;
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die Übersicht zu behalten;
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das Prozessnetzwerk managen zu können;
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auf sich ändernde Bedingungen schnell reagieren zu können;
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eine ständige Verbesserung zu ermöglichen.

Entscheidend ist, dass jeder Mitarbeiter möglichst nur die Regelungen und Vorlagen erhält, die er zur Erledigung seiner Arbeiten benötigt und die ihn auch interessieren. Ob dies in Papierform oder über das EDV-Netz erfolgt, ist abhängig davon, welche Mittel zur Verfügung stehen und wie die Akzeptanz des jeweiligen Mediums bei den betreffenden Mitarbeitern ist. Da die Mitarbeiter so nicht von unnötigen Informationen erschlagen werden und sich auf die sie betreffenden Regelungen und Vorgaben konzentrieren können, entwickeln sie meist schnell ein starkes Interesse daran, ihre Regelungen und Vorlagen zu optimieren und weiterzuentwickeln. Als regelmäßiger Auslöser für diese Art der ständigen Verbesserung dient das interne Audit, in dem die Praxistauglichkeit der festgelegten Abläufe hinterfragt und bewertet wird.
 
Bei all den Anstrengungen zur Gestaltung einer individuell optimalen QM-Dokumentation sollte immer bedacht werden, dass dies alles nur dazu dient, einen effektiven und effizienten Betriebsablauf zu sichern, Fehler zu vermeiden und Ergebnisse zu erreichen, die den Kunden zufrieden stellen oder sogar begeistern.
 
Hinsichtlich der Zertifizierung eines QM-Systems ist es unwesentlich, in welcher Form eine QM-Dokumentation vorliegt und wie diese strukturiert ist. Auch ist es möglich, die Anforderungen einer Zertifizierungsgrundlage (z.B. ISO 9001) auf umständliche oder auf einfache Weise zu erfüllen. Doch der Nutzen eines QM-Systems wird umso größer sein, umso besser die QM-Dokumentation das fehlerfreie und effiziente Ablaufen sowie die ständige Verbesserung der Prozesse im Unternehmen unterstützt.

 

 
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