Ablauf des Zertifizierungsverfahrens
 
Vorinformation
Das Unternehmen kann sich unverbindlich über EQ ZERT und über eine Zertifizierung von Managementsystemen informieren lassen. Die Kosten für ein Zertifizierungsverfahren können bei EQ ZERT erfragt werden.

Antragstellung des Unternehmens
Nach Antragstellung erhält das Unternehmen einen Vertrag zur Durchführung des Zertifizierungsverfahrens.

Vorgespräch (auf Wunsch)
Um den Stand des Managementsystems bzgl. einer Zertifizierung abzuschätzen, ist die Durchführung eines individuellen Vorgesprächs im Unternehmen mit Durchsicht des Management-Handbuchs möglich.

Voraudit (auf Wunsch)
Als ”Generalprobe” für das Zertifizierungsaudit kann ein Voraudit im Unternehmen vereinbart werden. Hierbei werden, nach Durchsicht der Dokumentation des Managementsystems, die Verantwortlichen im Unternehmen gemäß einer Auditcheckliste befragt.

Prüfung der Managementsystem-Dokumentation
Nach Einreichung des Management-Handbuchs und ggf. weiterführender Regelungen, erfolgt die Prüfung der Managementsystem-Dokumentation. Nach abgeschlossener Prüfung erhält das Unternehmen einen Ergebnisbericht mit einer Empfehlung zur weiteren Vorgehensweise.

Zertifizierungsaudit (2-stufig)
Nach positiv abgeschlossener Prüfung der Managementsystem- Dokumentation erfolgt die Begutachtung hinsichtlich der Umsetzung des Beschriebenen in der Praxis. Dies geschieht durch Begehungen, Interviews und Beobachtungen im Unternehmen. Bei positivem Ergebnis bzw. nach Behebung unkritischer Abweichungen wird die Zertifikatserteilung vom Auditteam empfohlen.

Nachaudit
Werden während des Zertifizierungsaudits im Unternehmen kritische Abweichungen gegenüber der Zertifizierungsgrundlage festgestellt, wird vom Auditteam ein Nachaudit empfohlen. Hier wird, nach der zuvor vereinbarten Dauer zur Durchführung der notwendigen Korrekturen, deren Umsetzung und Wirksamkeit überprüft.

Zertifikatserteilung
Die Gültigkeitsdauer des Zertifikats beträgt 3 Jahre. Die durch EQ ZERT zertifizierten Unternehmen werden veröffentlicht und sind berechtigt, das erteilte Zertifikat sowie das Zertifikatssymbol für z.B. Werbezwecke zu verwenden.

Überwachungsverfahren
Das Zertifikat wird einmal jährlich im Rahmen eines Kurzaudits bestätigt. Nach 3 Jahren erfolgt ein Wiederholaudit zur Re-Zertifizierung um weitere 3 Jahre.
 
 

Zertifizierungsbedingungen
Die EQ ZERT-Zertifizierungsstelle entscheidet anhand der Auditdokumentation und der Empfehlung des EQ ZERT-Auditors bzw. EQ ZERT-Auditteams über Erteilung, Verweigerung, Aufrechterhaltung, Erweiterung bzw. Einschränkung, Aberkennung oder Wiedereinsetzung des Zertifikats. Hierzu kann die EQ ZERT-Zertifizierungsstelle ggf. weitere Nachweise vom Auftraggeber anfordern. Voraussetzung für die Zertifikatserteilung ist die fristgerechte Behebung ggf. festgestellter Abweichungen und der Nachweis, dass alle Anforderungen der Zertifizierungsgrundlage erfüllt werden.

Voraussetzung für die Aufrechterhaltung der Zertifizierung ist die Durchführung von jährlichen Überwachungsaudits sowie die Durchführung eines Wiederholaudits zur Re-Zertifizierung (nach 3 Jahren). Um eine ununterbrochene Fortführung der Zertifizierung des Managementsystems sicherzustellen, muss das Wiederholaudit sowie die Behebung evtl. dort festgestellter Abweichungen bis spätestens zum Ablauf der Zertifikatsgültigkeitsdauer vollständig positiv abgeschlossen sein. Dabei muss vom Auftraggeber nachgewiesen werden, dass die Anforderungen der Zertifizierungsgrundlage erfüllt werden.

Die Gültigkeit eines Zertifikats kann innerhalb der Zertifikatsgültigkeitsdauer für einen bestimmten Zeitraum ausgesetzt werden, wenn z.B. eine Überwachung aus Gründen, die der Auftraggeber zu vertreten hat, nicht durchgeführt werden kann oder wenn die Voraussetzungen zur Aufrechterhaltung der Zertifizierung nach Erkenntnissen aus Auditergebnissen nicht mehr gegeben sind. Bis zur Wiedereinsetzung der Zertifizierung darf der Auftraggeber weder Zertifikat bzw. Zertifikatssymbol noch Hinweise auf eine bestehende Zertifizierung zur internen und externen Darlegung verwenden.

Das Zertifikat kann entzogen werden, wenn z.B. die Bedingungen zur Aufhebung einer Aussetzung der Zertifizierung nicht erfüllt werden oder wenn die bei der Zertifikatserteilung wesentlichen Voraussetzungen nicht mehr gegeben sind. Der Entzug eines Zertifikats kann den gesamten Geltungsbereich der Zertifizierung oder Teile davon betreffen.

Eine Erweiterung oder Einschränkung des Geltungsbereichs der Zertifizierung ist auf Antrag des Zertifikatsinhabers und auf Grund von Ergebnissen durchgeführter Audits möglich.

Einsprüche und Beschwerden, die sich auf Zertifizierungsverfahren bzw. auf die Durchführung und das Ergebnis von Audits und Prüfungen sowie auf Zertifizierungsentscheidungen beziehen, werden entsprechend den jeweiligen EQ ZERT-Bestimmungen bearbeitet. Kann keine Einigung zwischen der EQ ZERT-Zertifizierungsstelle und dem Auftraggeber erzielt werden, wird der Einspruch zusammen mit allen notwendigen Unterlagen durch die EQ ZERT-Zertifizierungsstelle an das EQ ZERT-Lenkungsgremium zur Entscheidungsfindung übergeben. Alle Einsprüche und Beschwerden werden vertraulich behandelt.

 

 

 

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