Die ISO 9000-Normen fordern die Einführung geeigneter Kommunikationsprozesse innerhalb der Organisation und verweisen auf die Bedeutung der internen Kommunikation im Rahmen eines wirksamen Qualitätsmanagementsystems. Aufgabe der obersten Leitung sollte es demnach sein, geeignete Kommunikationsstrukturen zu implementieren, die einen horizontalen und vertikalen Informationsaustausch innerhalb der Organisation gewährleisten. Entsprechend geeignete Prozesse müssen gestaltet und verwirklicht werden, die u.a. zur Bekanntmachung der Qualitätspolitik der Organisation, zur Vermittlung der Anforderungen von Kunden und anderen interessierten Parteien sowie zur Information hinsichtlich der Erreichung festgelegter Ziele beitragen sollten.

Transparenz sowie ein stetiger und aktueller Informationsaustausch können wesentlich zur Motivation der Mitarbeiter und zur Steigerung der Arbeitseffizienz beitragen. Eine effektive Kommunikation über die Wirksamkeit des Qualitätsmanagementsystems, die u.a. Informationen über die Erreichung von Zielen und Verbesserungen beinhaltet, bezieht alle Mitarbeiter direkt in den Prozess der Ständigen Verbesserung ein.

Geeignete Kommunikationsstrukturen und Informationswege sollten eingerichtet werden, um bestehende Unsicherheiten auszuräumen, Missverständnisse zu klären und Lücken bei der Weitergabe von Informationen zu schließen. Dadurch können Fehler vermieden und Möglichkeiten für Verbesserungen ermittelt werden.

In vielen Organisationen bestehen bereits geeignete Strukturen, die genutzt und ausgebaut werden sollten. So können regelmäßig stattfindende Team- und Abteilungsbesprechungen als erste Basis für ein unternehmensweites Kommunikationsnetzwerk dienen und entsprechend weiterentwickelt werden.

Unzureichende Information und mangelnde Kommunikation sind häufig Ursachen für geringe Motivation und nachlassende Qualität. Wenn es der obersten Leitung gelingt, Kommunikationsstrukturen und -prozesse so zu gestalten, dass alle Mitarbeiter in diese mit einbezogen werden und daran teilhaben können, sind die besten Voraussetzungen für ein funktionierendes und erfolgreiches Managementsystem geschaffen.

Dazu ist es erforderlich, dass die Führungskräfte einen ununterbrochenen Informationsfluss in den einzelnen Bereichen und über alle Bereiche hinweg ermöglichen und fördern. Hierbei sind weder die Menge an Information noch die Häufigkeit der Kommunikation entscheidend, sondern deren Stetigkeit und Qualität.

Die jeweiligen Führungskräfte sollten die Verantwortung dafür übernehmen, dass die geplanten Kommunikationsprozesse effektiv verwirklicht und dauerhaft aufrechterhalten werden. Dazu ist es erforderlich, die eingeführten Maßnahmen zum festen Bestandteil des Tagesgeschäfts werden zu lassen und alle Mitarbeiter aktiv in diese Prozesse einzubeziehen.