Die ISO 9000-Normen haben sich weltweit und branchenübergreifend als das führende und anerkannte Instrument für den Aufbau eines individuellen Managementsystems etabliert. Voraussetzung für eine nutzbringende Anwendung sind jedoch das Verständnis und die Kenntnis bzgl. der mit diesem Normenwerk verbundenen Philosophien, Strategien und Ziele.

Ein funktionierendes Managementsystem (auf das vorgeschaltete Wort "Qualität" wird an dieser Stelle bewusst verzichtet) zeichnet sich dadurch aus, dass

die Managementgrundsätze der ISO 9000 voraussetzend in der Organisation Berücksichtigung finden;

Philosophie, Strategien und Ziele der Organisation darauf ausgerichtet sind, die Wirksamkeit des Managementsystems aufrechtzuerhalten und kontinuierlich zu steigern, um das erfolgreiche Arbeiten und somit das langfristige Ãœberleben der Organisation zu sichern;

alle in der Organisation relevanten Prozesse in das Managementsystem integriert sind, sodass alle Bereiche (z.B. auch Rechnungswesen, Finanzbuchhaltung) effektiv und effizient im Tagesgeschäft arbeiten (können).

So angelegte Managementsysteme heben sich nicht zuletzt dadurch hervor, dass die Erwartungen und Anforderungen aller an der Organisation interessierten Parteien (z.B. Kunden, Mitarbeiter, Eigentümer, Lieferanten, Gesellschaft) in hohem Maße erfüllt werden.

Inzwischen ist, meist in größeren Organisationen, immer häufiger zu beobachten, dass neben den existierenden Qualitätsmanagementsystemen, weitere Systeme implementiert werden – parallel und völlig losgelöst zu dem bereits bestehenden Managementsystem. Dies betrifft Aspekte wie z.B. Risk-Management, Lean-Management oder Knowledge-Management.

Dies klingt dann alles sehr modern und innovativ, jedoch führt der Aufbau mehrerer Parallelsysteme im Regelfall dazu, dass keines dieser Systeme wirklich funktioniert. Viel sinnvoller ist es, alle diese Aspekte in das bestehende eine Managementsystem zu integrieren, um so dessen Wirksamkeit kontinuierlich zu steigern. Gleichzeitig sollte jedoch darauf geachtet werden, dass das Ganze überschaubar und handhabbar bleibt. Denn ein Managementsystem muss Transparenz und Flexibilität fördern und der Organisation jederzeit ein sicheres und schnelles Handeln ermöglichen.

Bei der Weiterentwicklung eines bestehenden Managementsystems sollten, neben den jährlich neuen Managementtrends, insbesondere auch die Anregungen und Hinweise aus ISO 9004 genutzt werden. Im Anhang dieser Norm enthalten ist dafür auch ein Leitfaden inkl. einer Fragensammlung zur Durchführung einer Selbstbewertung. Dabei können mit Hilfe einer einfachen Systematik der Reifegrad des bestehenden Managementsystems sowie Ansätze für Verbesserungen ermittelt werden.